Zásady zpracování osobních údajů
Aktualizováno 14. 7. 2026 · Verze 2.2
1. Kdo údaje zpracovává
Správcem osobních údajů pro provoz webu, vyřizování vlastních poptávek a poskytování služeb je Bartoloměj Rota, IČO 21875570, Běleč 30, 391 43 Běleč, fyzická osoba podnikající pod značkou ARBIQ (dále „ARBIQ“).
Pro otázky a uplatnění práv napište na info@arbiq.cz. ARBIQ nemá jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů.
Pokud ARBIQ v rámci služby zpracovává kontakty, dokumenty nebo jiná data, která mu poskytl klient pro své vlastní účely, vystupuje zpravidla jako zpracovatel podle pokynů tohoto klienta. Správcem je v takovém případě klient a jeho zásady určují účel i právní základ; ARBIQ mu pomáhá vyřídit žádosti dotčených osob.
2. Jaké údaje a odkud získáváme
- Poptávky a komunikace: jméno, firma, e-mail, telefon, web, obsah zprávy, odpovědi ve formuláři a navazující komunikace, které zadáte Vy nebo oprávněná osoba za Vaši firmu.
- Klientský vztah: identifikační, smluvní, projektové, kontaktní, fakturační a platební údaje; dokumenty, zprávy, úkoly, kalendářní údaje a záznamy o provedených úkonech.
- Chat: obsah konverzace, stránka, na které chat proběhl, pseudonymní identifikátor návštěvníka a kontakt, pokud jej dobrovolně zadáte pro navázání komunikace.
- Technické a bezpečnostní údaje: čas, požadovaná URL, typ prohlížeče, user-agent a IP adresa zpracovaná při požadavku. ARBIQ pro vlastní rate limiting a evidenci vytváří klíčovaný HMAC-SHA-256 otisk, který se mění každý den; poskytovatel hostingu může zpracovávat provozní logy podle nastavení služby.
- Analytika a kampaně: pseudonymní identifikátor návštěvníka, navštívená stránka, událost, referrer, UTM parametry a omezené vlastnosti události, ale pouze po souhlasu s analytikou. Meta Pixel se načte pouze po samostatném souhlasu s marketingem.
- Údaje z integrací: například události Google Kalendáře, doručovací údaje e-mailů a SMS nebo data z propojené klientské služby, jen když je příslušná integrace zapnutá a použita.
Při práci pro klienta mohou údaje pocházet také od tohoto klienta, z jeho systémů nebo z veřejných profesních a firemních zdrojů. ARBIQ je nepoužívá pro vlastní marketing jen proto, že je zpracovává pro klienta.
3. Účely, právní základy a doby uchování
| Účel | Právní základ | Lhůta / kritérium |
|---|---|---|
| Odpověď na dotaz, poptávka a kroky před uzavřením smlouvy | Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; u ochrany komunikace také oprávněný zájem | Po dobu vyřízení, nejdéle 3 roky; při vzniku smlouvy podle následujících řádků |
| Individuální B2B oslovení z nepřímo získaného pracovního kontaktu a evidence námitek | Oprávněný zájem posouzený pro konkrétní scénář; pro samotný e-mail, SMS nebo marketingové volání navíc jen doložené oprávnění popsané níže | Zdroj bez nového ověření nejvýše 12 měsíců pro aktivní oslovení; důkazy oprávnění a informační povinnosti podle pevných lhůt níže; minimální suppression záznam po dobu nutnou k respektování námitky |
| AI chat a vyžádané předání kontaktu | Kroky na Vaši žádost a oprávněný zájem na dostupné podpoře a její ochraně | Zprávy a relace nejvýše 12 měsíců; bezpečnostní rate-limit záznamy nejvýše 1 den |
| Poskytování služby, klientský portál, projekty a podpora | Plnění smlouvy; oprávněný zájem na doložení plnění a ochraně práv | Po dobu vztahu a následně podle promlčecích lhůt; údaje bez dalšího důvodu se odstraní nebo anonymizují |
| Volitelný zvukový záznam hovoru, úplný přepis a navazující strukturovaný zápis | Právní základ se posuzuje podle konkrétního hovoru a vztahu. Přečtení informace ani zaznamenaná reakce volaného jej samy nevytvářejí | Zvuk a úplný přepis nejvýše 90 dní po skončení hovoru; po odmítnutí se záznam nespustí nebo se existující objekt zařadí k odstranění. Omezený důkaz sdělení nejvýše 3 roky |
| Účetnictví, daně a povinné doklady | Právní povinnost | Po zákonem požadovanou dobu, typicky až 10 let podle druhu dokladu |
| Vlastní webová analytika | Souhlas | Události nejvýše 14 měsíců; souhlas lze kdykoliv odvolat |
| Diagnostika technických chyb a zabezpečení služby | Oprávněný zájem na bezpečném a spolehlivém provozu; výkonnostní měření v prohlížeči jen po souhlasu s analytikou | Chybové události v Sentry nejvýše 90 dní; provozní záznamy jen po dobu nutnou k diagnostice a ochraně |
| Meta Pixel a měření kampaní | Souhlas | Meta může Event Data uchovat nejvýše 2 roky; případné publikum do jeho smazání. ARBIQ po odvolání další PageView nespouští |
| Evidence cookie volby | Oprávněný zájem na doložení volby a plnění právních povinností | Nejvýše 3 roky |
Lhůta může být prodloužena jen tam, kde je nutné splnit právní povinnost, řešit nárok nebo uchovat omezený důkaz o odvolání či zákazu kontaktování.
3a. Obchodní oslovení a nepřímo získané pracovní kontakty
Pro individuální B2B oslovení můžeme získat jméno, pracovní funkci, firmu, pracovní telefon nebo e-mail a související veřejné profesní údaje nepřímo — například z veřejného firemního webu, profesní sociální sítě, veřejného účastnického seznamu nebo od smluvního partnera. Ukládáme přesný druh zdroje, jeho odkaz nebo jinou konkrétní identifikaci a datum získání. Přesný zdroj sdělíme nejpozději při první komunikaci.
Údaje používáme k individuálnímu oslovení relevantní osoby, evidenci průběhu komunikace, doložení oprávnění ke konkrétnímu kanálu a respektování odvolání souhlasu nebo námitky. Právním základem vedení takové databáze může být náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR pouze pro konkrétně posouzený scénář. Veřejná dostupnost kontaktu sama o sobě nepovoluje marketingový e-mail, SMS ani telefonát.
- Obchodní e-mail nebo SMS odešleme jen na základě prokazatelného souhlasu nebo při splnění přesné zákaznické výjimky podle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.
- Marketingové volání na číslo z veřejného účastnického seznamu provedeme jen tehdy, pokud seznam výslovně eviduje přání přijímat taková volání. Běžný webový katalog ani náhodně vytvořené číslo tuto podmínku nesplňují.
- U prvního kontaktu splníme informační povinnost podle čl. 14 GDPR a u každého kanálu před použitím znovu ověříme jeho přesnou hodnotu, právní titul a dobu platnosti.
Zdroj starší než 12 měsíců bez nového ověření nepoužijeme k aktivnímu oslovení. Po skončení oprávnění odstraníme živý kontakt a volný text důkazu; omezenou hashovanou accountability stopu smažeme nejpozději 24 měsíců po expiraci oprávnění. Evidenci splnění informační povinnosti smažeme nejpozději 24 měsíců po jejím poskytnutí. Neaktivní kartu pravidelně přezkoumáváme a osobní údaje odstraníme nebo anonymizujeme, jakmile už nejsou potřebné pro komunikaci, právní nárok nebo respektování námitky.
Proti zpracování pro přímý marketing můžete kdykoli zdarma vznést námitku; od té chvíle Vaše údaje pro tento účel dále nepoužijeme. Souhlas lze kdykoli odvolat. Žádost nebo námitku pošlete na info@arbiq.cz. Minimální záznam adresy nebo čísla můžeme ponechat pouze proto, abychom zákaz dalšího oslovení dodrželi.
4. AI chat a další AI funkce
Veřejný chat používá API společnosti OpenAI. ARBIQ nejprve uloží původní zprávu ve své evidenci. Rozpoznané e-mailové adresy a telefonní čísla pak před odesláním modelu nahrazuje značkou. Volný text ale může obsahovat jiné osobní údaje, které automatická detekce nerozpozná, proto do chatu nevkládejte hesla, platební údaje, zdravotní údaje, důvěrné dokumenty ani jiné citlivé informace.
Pokud v chatu dobrovolně uvedete kontakt a požádáte o navázání komunikace, ARBIQ jej uloží k relaci a předá vlastnímu týmu. Nejde o souhlas s marketingovým newsletterem.
Některé neveřejné funkce portálu mohou po pokynu oprávněného uživatele využít OpenAI nebo Anthropic pro shrnutí, přepis či návrh textu. Výstupy AI mohou být chybné a nejsou samy o sobě podkladem pro rozhodnutí, které by vůči Vám mělo právní nebo obdobně významný účinek; rozhodující úkony kontroluje člověk.
U hovoru se záznam spustí až poté, co operátor přečte verzovanou informaci o identitě ARBIQ, účelu, 90denní době uchování, zpracování přepisu OpenAI, této stránce a možnosti odmítnout a trvale zaznamená reakci volaného. Při odmítnutí aplikace nahrávání zablokuje. Tato provozní evidence nenahrazuje posouzení právního základu pro konkrétní hovor.
5. Příjemci a poskytovatelé
Údaje dostává jen ARBIQ, jeho oprávnění spolupracovníci a poskytovatel, který je nutný pro konkrétní použitou funkci. Ne každý níže uvedený poskytovatel dostává každou kategorii údajů a volitelné integrace se bez konfigurace nepoužijí.
- Supabase, Inc. — databáze, autentizace a neveřejné souborové úložiště.
- Vercel, Inc. — hosting aplikace, síťové doručení, provozní logy a AI Gateway, přes kterou portálový asistent směruje pokyn ke zvolenému poskytovateli modelu.
- Resend — odesílání, příjem a evidence doručení e-mailů.
- OpenAI Ireland Ltd. — veřejný AI chat a zvolené AI funkce včetně přepisu zvuku.
- Anthropic — volitelný poskytovatel vybraných interních AI funkcí.
- Google — volitelné OAuth propojení a synchronizace kalendáře, pokud je uživatel aktivuje.
- GitHub — volitelná GitHub App pro připojené repozitáře, metadata commitů a projektové webhook události; event cache 12 měsíců, raw webhook payloady se neukládají.
- SMS Brána — telefonní číslo a text SMS, pokud se použije SMS kanál.
- Nakonfigurovaný poskytovatel telefonie / PBX a GSM brána — vytáčené číslo, provozní metadata hovoru a, jen při povoleném nahrávání po evidované kladné reakci, zvukový záznam.
- Sentry — volitelná diagnostika technických chyb. Konfigurace neposílá tělo požadavku, cookies ani uživatelský identifikátor a filtruje rozpoznané kontakty, IP a tokeny; neznámý osobní údaj ve volném chybovém textu ale nelze absolutně vyloučit.
- Meta — Pixel se načte až po souhlasu s marketingem a na veřejné stránce bez kontaktního či jiného nepovoleného parametru URL.
- Účetní, právní nebo technický poradce — pouze v nezbytném rozsahu a při odpovídající povinnosti mlčenlivosti.
6. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor
Někteří poskytovatelé nebo jejich subdodavatelé mohou zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor. Podle konkrétního příjemce se předání opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (u účastníka EU–US Data Privacy Framework jen po dobu platné certifikace) nebo o standardní smluvní doložky Evropské komise a navazující smluvní a technická opatření. Informaci o mechanismu použitém pro Vaše údaje a kopii příslušných záruk lze vyžádat na kontaktním e-mailu výše.
7. Cookies a úložiště prohlížeče
Pojmem „úložiště“ zde rozumíme cookies, localStorage i sessionStorage. Nezbytné položky slouží požadované funkci; analytické a marketingové položky se vytvoří až po odpovídajícím souhlasu.
| Název / skupina | Účel a kategorie | Doba |
|---|---|---|
| arbiq-consent arbiq_consent_id_v1 | Volba kategorií a oddělený pseudonymní důkaz volby — nezbytné | 365 dní |
| arbiq_analytics_id_v1 arbiq_session_id, arbiq_session_ts | Vlastní pseudonymní analytika — analytické | Identifikátor 14 × 30 dní; relace v sessionStorage zaniká po zavření karty nebo po 30 minutách nečinnosti |
| arbiq_chat_visitor_id_v1 arbiq_chat_session, arbiq_chat_dismissed | Oddělená relace vyžádaného chatu a stav widgetu — nezbytné pro chat | Pseudonymní identifikátor 12 × 30 dní; stav relace do zavření karty |
| sb-…-auth-token* arbiq_persist | Přihlášení do portálu a volba „Pamatovat si mě“ — nezbytné | Do zavření prohlížeče, nebo podle expirace přihlášení; volba zapamatování nejvýše 1 rok |
| arbiq_preview | Náhled portálu bez reálných dat — nezbytné, jen je-li demo povoleno | 4 hodiny |
| callparty_current_*, callparty_seen_*, callparty_draft_* | Rozpracovaný interní hovor v konkrétní kartě portálu — nezbytné pro vyžádanou funkci | Jen do zavření karty; serverový koncept nejvýše 30 dní |
| _fbp, _fbc | Meta Pixel, reklamní měření a analytika — marketingové | Podle pravidel Meta 90 dní |
ARBIQ v aktuální implementaci posílá Meta Pixelu pouze událost PageView, nikoliv pole formulářů ani zadaný kontakt. Meta může Event Data použít pro měření, přiřazení kampaní a podle nastavení reklamního účtu také pro reklamní publika, doručování a personalizaci reklam. Pro sběr a předání Pixel dat vystupují ARBIQ a Meta v rozsahu určeném podmínkami Meta Business Tools jako společní správci; pro následné vlastní účely je Meta samostatným správcem.
Souhlas můžete stejně snadno změnit nebo odvolat tlačítkem níže či v patičce. Odvolání neovlivní zákonnost předchozího zpracování; ARBIQ zastaví budoucí měření a pokusí se odstranit dostupné first-party identifikátory Meta. Cookies třetí strany lze případně odstranit také v nastavení prohlížeče.
8. Vaše práva
Podle okolností máte právo:
- získat potvrzení a přístup ke svým údajům,
- opravit nepřesné nebo doplnit neúplné údaje,
- požádat o výmaz nebo omezení zpracování, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
- získat přenositelné údaje u zpracování založeného na souhlasu nebo smlouvě,
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- kdykoliv odvolat souhlas do budoucna.
Žádost pošlete na info@arbiq.cz. ARBIQ může přiměřeně ověřit totožnost, aby nevydal údaje jiné osobě. O postupu informuje bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce; u složité nebo početné žádosti může GDPR umožnit prodloužení o další dva měsíce, o kterém budete včas informováni.
Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail posta@uoou.gov.cz.
9. Zabezpečení
ARBIQ používá opatření odpovídající riziku, zejména oddělení rolí a oprávnění, řádkové databázové politiky, serverové ověřování vstupů, omezení počtu požadavků, auditní záznamy významných úkonů, časově omezené podepsané odkazy k neveřejným souborům a šifrované uložení integračních tokenů. Přenos mezi prohlížečem a službou je chráněn HTTPS. Hesla spravuje autentizační služba; aplikační databáze ARBIQ jejich čitelnou podobu neukládá. Žádné opatření však nemůže zaručit absolutní bezpečnost.
10. Změny zásad
Zásady se mohou změnit při úpravě služby, poskytovatelů nebo právních požadavků. Aktuální znění a datum změny jsou vždy na této stránce. Pokud by změna podstatně ovlivnila probíhající zpracování, ARBIQ zvolí přiměřený způsob upozornění.